Trong bối cảnh giá nhiên liệu biến động, chi phí nhân công tăng cao và yêu cầu giao hàng ngày càng khắt khe, hoạt động vận chuyển đang chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong cơ cấu chi phí của nhiều doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các đơn vị phân phối hàng hóa, thương mại điện tử, bán lẻ, dược phẩm hay logistics, chỉ cần chi phí vận chuyển tăng thêm vài phần trăm cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.
Tuy nhiên, trên thực tế, không phải mọi khoản chi phí phát sinh đều đến từ yếu tố thị trường. Nhiều doanh nghiệp đang tự làm tăng chi phí vận hành vì những sai lầm tồn tại trong quá trình quản lý và tổ chức vận chuyển. Điều đáng nói là phần lớn các vấn đề này hoàn toàn có thể được cải thiện nếu doanh nghiệp nhìn nhận đúng bản chất của hoạt động logistics.
Không tối ưu lộ trình giao hàng
Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến chi phí vận chuyển tăng cao là việc xây dựng lộ trình giao hàng thiếu khoa học.
Nhiều doanh nghiệp vẫn điều phối xe dựa trên kinh nghiệm hoặc xử lý đơn hàng theo thứ tự phát sinh thay vì phân tích tuyến đường một cách tối ưu. Hệ quả là phương tiện phải di chuyển quãng đường dài hơn cần thiết, tiêu tốn nhiều nhiên liệu hơn và mất thêm thời gian vận hành.
Khi số lượng đơn hàng ngày càng tăng, những chi phí nhỏ phát sinh từ mỗi chuyến đi sẽ tích lũy thành khoản chi phí rất lớn. Vì vậy, tối ưu lộ trình luôn là một trong những giải pháp đầu tiên giúp doanh nghiệp giảm áp lực logistics.
Để xe chạy không đủ tải
Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc giao hàng nhanh mà chưa quan tâm đến hiệu suất khai thác phương tiện.
Không ít chuyến xe chỉ sử dụng một phần tải trọng hoặc phải thực hiện nhiều chuyến giao hàng riêng lẻ trong cùng một khu vực. Điều này làm tăng đáng kể chi phí nhiên liệu, nhân sự và thời gian vận hành trên mỗi đơn hàng.
Trong khi đó, các doanh nghiệp logistics hiện đại thường hướng đến việc tối ưu tải trọng và kết hợp nhiều điểm giao nhận trong cùng một tuyến đường nhằm nâng cao hiệu quả khai thác đội xe.
Thiếu dữ liệu để quản lý vận hành
Một sai lầm khác mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là vận hành dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu.
Nếu không theo dõi các chỉ số quan trọng như:
- Chi phí trên mỗi chuyến hàng
- Mức tiêu hao nhiên liệu
- Tỷ lệ sử dụng phương tiện
- Số đơn hàng trên mỗi chuyến
- Thời gian giao hàng
doanh nghiệp rất khó phát hiện những điểm đang gây lãng phí trong hệ thống.
Nhiều đơn vị chỉ nhận ra chi phí logistics tăng cao khi lợi nhuận bắt đầu sụt giảm. Lúc này việc khắc phục thường tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn rất nhiều.
Chưa tận dụng mô hình giao hàng đa điểm
Trong bối cảnh số lượng đơn hàng ngày càng tăng, giao hàng đa điểm đang trở thành xu hướng phổ biến của ngành logistics.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì mô hình giao hàng truyền thống với mỗi chuyến xe chỉ phục vụ một hoặc vài khách hàng.
Điều này làm giảm hiệu quả khai thác phương tiện và gia tăng chi phí vận chuyển trên từng đơn hàng.
Ngược lại, việc tổ chức giao hàng theo khu vực và kết hợp nhiều điểm giao nhận trên cùng một tuyến đường có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.
Không kiểm soát tốt thời gian giao nhận
Thời gian cũng là một loại chi phí trong logistics.
Khi phương tiện phải chờ đợi quá lâu tại kho hàng hoặc điểm giao nhận, doanh nghiệp vẫn phải chi trả cho nhiên liệu, nhân sự và các chi phí liên quan.
Nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình phối hợp hiệu quả giữa kho vận, tài xế và khách hàng, dẫn đến tình trạng:
- Chậm bốc dỡ hàng hóa
- Giao hàng không đúng thời gian
- Tăng thời gian chờ
- Giảm số chuyến khai thác mỗi ngày
Việc kiểm soát tốt lịch trình giao nhận sẽ giúp nâng cao hiệu suất vận hành và giảm áp lực chi phí.
Lựa chọn phương tiện không phù hợp
Không phải mọi hoạt động vận chuyển đều cần sử dụng cùng một loại phương tiện.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng xe tải lớn cho các tuyến giao hàng nội đô hoặc các đơn hàng có tải trọng nhỏ.
Điều này dẫn đến:
- Chi phí nhiên liệu cao
- Khó di chuyển trong khu dân cư
- Giảm số lượng điểm giao hàng mỗi ngày
- Tăng chi phí bảo dưỡng
Xu hướng hiện nay là lựa chọn phương tiện phù hợp với từng loại hình vận chuyển nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và tối ưu chi phí dài hạn.
Bỏ qua công nghệ trong quản lý logistics
Công nghệ đang trở thành yếu tố quyết định hiệu quả vận hành của ngành logistics.
Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn quản lý đơn hàng, phương tiện và lộ trình bằng phương pháp thủ công.
Việc thiếu công cụ hỗ trợ khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong:
- Theo dõi đơn hàng
- Quản lý đội xe
- Điều phối giao nhận
- Kiểm soát chi phí
- Phân tích hiệu quả vận hành
Khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng, những hạn chế này sẽ trở thành rào cản lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
Chỉ tập trung vào doanh thu mà quên hiệu suất vận hành
Một sai lầm thường gặp là doanh nghiệp quá chú trọng tăng số lượng đơn hàng mà chưa quan tâm đến hiệu quả thực tế của từng chuyến vận chuyển.
Doanh thu tăng không đồng nghĩa với lợi nhuận tăng.
Nếu chi phí nhiên liệu, chi phí nhân sự và chi phí vận hành tăng nhanh hơn tốc độ tăng trưởng doanh thu, doanh nghiệp vẫn có thể đối mặt với áp lực tài chính.
Đó là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay chuyển từ tư duy tăng trưởng bằng quy mô sang tư duy tăng trưởng bằng hiệu suất.
Xu hướng mới của ngành logistics là tối ưu thay vì mở rộng
Trong nhiều năm trước, doanh nghiệp thường tìm cách mở rộng đội xe để phục vụ nhiều đơn hàng hơn. Tuy nhiên, xu hướng hiện nay đang dần thay đổi.
Thay vì đầu tư thêm phương tiện, nhiều đơn vị đang tập trung vào:
- Tối ưu lộ trình
- Tăng hiệu suất khai thác
- Quản lý bằng dữ liệu
- Ứng dụng công nghệ
- Giảm chi phí trên mỗi đơn hàng
Đây được xem là hướng đi bền vững giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thị trường ngày càng khốc liệt.
Chi phí vận chuyển không chỉ bị ảnh hưởng bởi giá nhiên liệu hay điều kiện thị trường mà còn phụ thuộc rất lớn vào cách doanh nghiệp tổ chức và quản lý hoạt động logistics. Những sai lầm như không tối ưu lộ trình, khai thác phương tiện kém hiệu quả, thiếu dữ liệu quản lý hay bỏ qua công nghệ đều có thể khiến chi phí vận hành tăng cao một cách âm thầm.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, doanh nghiệp nào kiểm soát tốt chi phí logistics sẽ có lợi thế lớn hơn trong việc nâng cao lợi nhuận, cải thiện chất lượng dịch vụ và phát triển bền vững trong dài hạn.
